Standar Penamaan Aktivitas pada BPMN

Secara umum suatu aktifitas dalam BPMN diberi nama mengikuti pola kata kerja + kata benda, misalnya :

  • Mengirim Dokumen
  • Memasukan Data
  • Mereview Proposal

Usahakan membuat nama sesingkat mungkin, sekitar 3-4 kata atau maksimum 5 kata. Nama aktor tidak perlu disebutkan karena sudah jelas dari diagram, misalnya "mengirim dokumen ke helpdesk" cukup ditulis "mengirim dokumen"

Namun demikian jika aktivitas tersebut merupakan suatu sub proses, maka penamaannya mengikuti penamaan proses yaitu kata benda seperti:

Bekerja secara team dalam membuat BPMN diagram

Salah satu fitur BPM tool yang sering dilupakan adalah fasilitas teamwork! Dengan fasilitas ini, kita bisa menshare project/diagram untuk direview bersama dan kalau perlu diperbaiki. Fasilitas standard dari teamwork yang harus ada adalah versioning, check-in  dan checkout, serta membandingkan antara dua versi dan bila diperlukan bisa roll back.

Gateway Bukan Decision!

gateway vs decision

Dalam BPMN terdapat simbol berbentuk belah ketupat seperti gambar di atas. Dalam konsep flowchart simbol tersebut digunakan untuk merepresentasikan sebuah pengambilan keputusan (decisions). Dalam BPMN, gateway bukanlah decisions! Apa bedanya?

Membuat Ukuran Pool/Lane otomatis

auto stretch pool/lane

Dalam menggambar diagram Business Process, Visual Paradigmn menyediakan 3 style ukuran (stretch) yaitu :

  1. Otomatis stretch mengikuti ukuran diagram
  2. Otomatis stretch mengikuti element
  3. Manual

Normalnya kita akan memilih otomatis strecth untuk memudahkan, namun kadangkala untuk keperluan tampilan, misalnya ketika kita ingin membuat beberapa blank pool/lane seperti contoh di atas kita perlu set dia manual. Caranya adalah sbb:

Business Rule dalam BPM

business rule BPMN

Business Rule (Aturan Main) adalah satu set aturan yang harus diikuti dalam suatu proses/activity. Sebetulnya, Business Rule bukanlah elemen dasar dalam BPMN 2.0, namun dalam Visual Paradigm, kita bisa menambahkan business rule ini ke dalam setiap aktivitas dalam BPMN diagram.

Contoh Business Rule:

Mengelola Glossary pada BPM

menu glossaru viasual paradigm

Dalam kegiatan BPM, kita akan sering menemukan istilah-istilah khusus yang perlu dipahami artinya dengan baik. Tidak jarang kita menemukan suatu istilah yang memiliki arti berbeda untuk setiap orang yang membacanya. Banyak juga istilah-istilah yang tidak dipahami maknanya oleh sebagian. Dalam BPM, istilah-istilah ini dimasukkan ke dalam glossary untuk memudahkan pemahaman semua stakeholder.

Risk Management dalam Business Process Modeling

Contoh BPMN diagram

warning! Kita tidak sedang membahas resiko dari kegiatan BPM, tetapi justru menggunakan BPM untuk melakukan risk manajement.

Salah satu hal yang perlu dan dapat dilakukan dalam setiap kegiatan Business Process Modeling adalah sekaligus melakukan Risk Management, khususnya Risk Identification. Risk Management ini bukanlah bagian dari BPMN, namun tools BPMN bisa kita gunakan untuk sekaligus mengidentifikasi RISK.

RACI Diagram

contoh RACI diagram

Salah satu hasil dari kegiatan BPM adalah RACI diagram. RACI singkatan dari Responsible, Approved, Consulted dan Informed. Keempat kata ini menghubungkan actor dan activity dalam suatu proses. Actor digambarkan dalam bentuk pool/lane, sedangkan activity adalah setiap kotak yang ada di dalam diagram.

Dengan RACI diagram, kita bisa melihat untuk setiap activity dalam proses, siapa saja pihak yang terlibat, dan sejauh mana keterlibatannya (Responsible, Approved, Consulted atau Informed).

BPM Life Cycle

BPM life cycle

Sama seperti informasi, Business Process Modeling (BPM) pun ada life-cycle nya seperti ditunjukkan pada diagram di atas.

Paling atas dari proses tersebut adalah Process Identification. Pada proses ini di identifikasi proses-proses apa saja yang terlibat di dalam suatu organisasi. Outcome dari fase ini adalah daftar proses yang terdapat dalam suatu organisasi, baik proses utama maupun proses pendukungnya.

Setelah itu baru masuk lingkaran (siklus) sebenarnya yang dimulai dari Process Discovery.

Jadi, Apakah Yang Dimaksud Dengan Proses Bisnis

definisi bisnis proses

Proses Bisnis (Business Process) adalah kumpulan dari kejadian (event), aktifitas dan pengambilan keputusan, yang melibatkan para pelaku (actors) dan obyek yang bersama-sama secara kolektif menghasilkan suatu outcome yang bernilai bagi perusahaan/organisasi atau kastemer.

Seperti terlihat pada diagram di atas, dalam konsep BPMN, business process meliputi activity, event dan gateway.

Halaman